Im.pulsa

Novembro 3, 2020. Por Daniela Teixeira

Produzindo e organizando arquivos na nuvem

Esse guia é sobre produção e armazenamento de arquivos e documentos online numa perspectiva de gestão da informação e trabalho compartilhado. A ideia é que você pense e programe toda a sua campanha estruturada em ferramentas online e nas infinitas possibilidades que elas te apresentam, podendo acessar seus conteúdos de qualquer lugar, compartilhar com qualquer pessoa e facilitar a sua coordenação de campanha o máximo possível.

Importante: não se trata de uma cartilha tutorial, ou seja, como usar cada ferramenta, mas uma introdução simples somada a algumas dicas para otimizar a sua forma de conhecer ou aprimorar a usabilidade dessas ferramentas digitais.

Essa é uma cartilha para te ajudar a gerir a vida online de sua campanha, em todos os aspectos que não sejam os de comunicação externa, já que temos bastante material sobre isso em Im.pulsa. A ideia deste guia é ajudá-la a organizar sua campanha a partir da gestão de informações, documentos e arquivos que ela com certeza gerará. 

Para fazer escolhas das ferramentas e como vai querer usá-las, vale refletir sobre qual o formato de gestão e de participação você está buscando para sua equipe, assim como o que deseja ter de histórico desse processo. A nossa recomendação é que você arquive praticamente todos os materiais produzidos possíveis, para que eles sejam não só uma recordação desse processo intenso, mas também possam vir a ser um material de estudo e reflexão no futuro para outras jornadas eleitorais. 

Sobre o seu time, acreditamos muito no trabalho compartilhado, no qual as pessoas mais próximas podem ter acesso a maior quantidade de informações possível e, assim, se empoderar dos materiais e trabalhar de forma mais fluida. Mas sabemos que essa é  uma boa opção se falamos de equipes pequenas. Se o seu caso for uma campanha com um time médio-grande, com várias pessoas por setores, talvez compartimentar o acesso às informações seja muito mais produtivo e seguro. 

Vamos então falar de algumas ferramentas, com algumas dicas sobre como utilizá-las na sua campanha eleitoral.

Email oficial 

Para todas as questões burocráticas, cadastros em plataformas de comunicação – site e redes sociais, bem como para ser um canal direto com os eleitores, é legal ter uma conta de email oficial da campanha, que será a mesma cadastrada e publicizada em todos os lugares. Mesmo que você opte por ter mais emails de trabalho, vale ter um que seja o oficial, o qual você irá utilizar na grande maioria dos cadastros online, evitando emails diferentes para cada plataforma.

É recomendado que se tenha a menor quantidade de emails possíveis, para que as informações não se percam entre eles ou que haja o risco de mensagens sem respostas ou mensagens em nome da campanha sem a devida autorização. Um único email com uma boa guardiã desse canal (responsável por várias vezes por dia, direcionar como demandas e acompanhar como execuções, bem como sistematizar como informações) pode garantir uma boa gestão, acompanhamento de todas as frentes e, por fim, um bom arquivamento de todas as informações geradas.

Vale estudar qual a melhor ferramenta de email para a sua campanha. Existem várias que são gratuitas até um certo limite de dados. O Gmail oferece até 15 GB e será mais citado neste guia como exemplo, pois está associado também ao Google Drive, uma extensão dessa plataforma.

Para o email oficial da campanha vale pensar de forma estruturada em sua organização, como por exemplo quais serão como PASTAS para armazenamento dos emails, ou o nome dos MARCADORES – que permite que um email pertença a mais de uma categoria ao mesmo tempo. Você pode dividir as informações por áreas estratégicas – Comunicação, Gestão e Financeiro, por exemplo, responsáveis ​​no momento por cada informação – Daniela, João ou Isabela -, ou qualquer outra lógica que faça sentido a você.

Você pode pedir para que todos os emails enviados em nome da campanha sempre copiem esse email oficial, para que você tenha um local com todas as informações geradas (backup orgânico). É bastante importante que a responsável por esse email arquive todos os emails, porque eles podem te ajudar a encontrar informações importantes, relembrar acordos, estruturar futuramente a história da sua campanha ou até encontrar informações frente a problemas burocráticos – prestação de contas ou pagamento de fornecedores que venham aparecer ao término da campanha.


#DICA

Recomenda-se que seja criada uma planilha com os logins e como senhas de acesso de todas as plataformas utilizadas, para não correr o risco de esquecer como senhas e perder o acesso a alguma rede importante no meio da sua campanha. Vale sempre ter uma pessoa responsável por todos esses acessos, sendo o celular e o e-mail pessoa o contato para resgate de senhas e confirmações de novos acessos por outros dispositivos. Essa planilha é um dos documentos únicos que não recomendamos de forma nenhuma o acesso aberto, mas sim restrito a pessoas lebres, se não exclusivo apenas a candidata ou a sua coordenadora de campanha, já que se trata de uma informação valiosa que pode trazer riscos a toda uma campanha.

Arquivos na Nuvem

Hoje em dia, praticamente não vale mais a pena ter arquivos guardados em um computador (offline). Há uma grande quantidade de portais online voltados à produção de arquivos de base ao cotidiano de uma campanha (textos, planilhas, apresentações, formulários, dentre outros), que já são gerados e ficam automaticamente salvos na rede (Nuvem). Existem também serviços apenas de armazenamento online, que você pode usar para transferir e compartilhar os arquivos com mais pessoas.  

Há vários benefícios de guardar seus documentos e arquivos online, principalmente quando se trabalha em equipe, sendo o principal deles o acesso prático de qualquer ambiente que tenha internet, a qualquer momento. Essas plataformas e serviços já possuem versões no formato mobile (para celulares) que permite inclusive a edição dos arquivos pelo próprio celular.

Sugestões de arquivos a serem arquivados online:

  • Fotografias da candidatura; 
  • Logo do partido;  
  • Logo da Candidatura;
  • Manual da Identidade Visual da sua campanha – caso você tenha produzido; 
  • Santinho oficial; 
  • Planilhas gerais de gestão;
  • Apresentação Oficial (Powerpoint)   de Apresentação da Candidatura;
  • Dados do CNPJ de Campanha organizados em um documento tipo texto.

Google Drive

O Google Drive é o serviço de armazenamento do Google que já vem automaticamente com os Documentos Google agregado em sua interface, o que permite uma preparação de documentos úteis ao dia da campanha, como arquivos de texto, planilhas, apresentações, formulários, mapas (Google Maps), dentre outros. O mais legal desse serviço é a sincronização no uso de um documento, ou seja, mais de uma pessoa pode editar um documento ao mesmo tempo, o que permite trabalhos de fato colaborativos. Além disso, você não precisa se preocupar em salvar os arquivos, já que isso é automático, e nem com o tipo de arquivo gerado, já que é muito simples converter os arquivos nos principais formatos utilizados em programas de mesma base.

Como todos os aplicativos do Google possuem ótimos tutoriais na internet buscam tanto pela empresa, como por usuários que buscam compartilhar o que aprendem, uma ideia aqui não é fazer uma cartilha sobre essas funcionalidades, mas destacar alguns dicas que podem ajudar a usar ferramenta de forma na prática sua campanha. Vamos lá:

  • O Drive e as Pastas de Arquivos:

Crie uma Pasta para os Arquivos da sua Campanha e organize todo o conteúdo gerado em dentro dela. Você pode dividir essa massa em outras massas. Faça isso. Monte a estrutura geral e faça o seu time já trabalhar dentro de uma proposta consolidada.

Obs .: quando você compartilha uma pasta, existem duas categorias de participação – Leitor e Editor. Lembre-se de convidar as pessoas com “o real poder” que precisa. 

Você pode armazenar arquivos editáveis ​​e não editáveis ​​no Google Drive, como por exemplo fotografias, PDFs e outros arquivos que não sejam Documentos Google. O legal é que nesse repositório você pode guardar tudo que é importante para sua campanha, um exemplo de uma pasta de Materiais de Comunicação, e deixar os mesmos a um download de distância de qualquer um.

  • Documentos:

Para os documentos, além de compartilhar os mesmos entre editores e leitores, você tem a opção de convidar pessoas como comentaristas. A funcionalidade de Leitor pode ser muito útil para deixar um documento de texto aberto para consulta, como por exemplo o seu programa de campanha completo, ou referências que você queira apresentar. Basta inserir o conteúdo num documento de texto, ver certinho a forma de compartilhar (botão no canto esquerdo superior) e compartilha-lo.

A opção “aberto para comentários” pode ser útil para construir propostas de campanha ou qualquer outro material com a participação dos seus eleitores e entusiastas, que não pode alterar a estrutura central – inserida como texto, mas pode contribuir com comentários em qualquer parte do texto (que depois selecionado ser incorporado por algum responsável por mediação na equipe).

Importante: antes de compartilhar o link, veja qual a combinação está sendo usada, para não frustrar quem vai tentar acessá-lo. Um link que não funciona, pode fazer com que você perca colaboradores pelo caminho. 

As planilhas também estão disponíveis online. Basta ter criatividade e um pouquinho de dedicação para aprender algumas funções, e assim você pode coordenar toda a sua campanha através delas. Você pode pensar diferentes materiais estruturados no formato de planilhas, como cronogramas, plano de ação, mailing, lista de contatos, mapas de votos, lista de apoiadores e doadores, orçamentos, banco de links etc. E ah, elas são um portal sem volta , já que uma vez que você pensa o mundo através de planilhas, dificilmente conseguir produzir algo depois sem utilizá-las.

  • Formulários para pesquisas, coleta de dados e participação social:

Pode ser muito interessante buscar a participação de seus eleitores, ou mesmo de pessoas do seu tempo na base de específicos. Para isso, é possível desenvolver um formulário munido de um intrigante convite à participação.

Existem várias ferramentas de pesquisa e formulários gratuitos, sendo o Formulário Google, que vem também como uma extensão do seu Gmail, uma delas. 

É possível estruturar pesquisas de opinião ou participação popular sob diferentes formatos de questionários – densos, rápidos, com perguntas de seleção, perguntas argumentativas, anônimos, com dados pessoais, etc. É uma ferramenta muito interessante e de uso muito diverso, por isso não deixe de limpar de limpar de limpar de conhecer mais, caso nunca use usado.

Outro ótimo uso para Formulários Online é a colheita espontânea de dados para Mailing e Listas de Transmissão. Você pode ter esse formulário linkado no seu site oficial, nas suas páginas de campanha ou enviar para as pessoas que podem te ajudar na missão de ampliar sua base de contatos. Não se esqueça que pela Lei Geral de Proteção de Dados, para coletar essas informações é necessário consentimento. Portanto, explicitar um padrão de uso dos dados coletados, de forma bem definida e clara, faz parte desse processo.

#Dicas:

  • Se você quer respostas rápidas e simples, mas na linha de um termômetro social para algum tema, use uma ferramenta Enquete presente no Stories do Instagram, que funciona super bem e você pode medir na hora qual a tendência da sua rede e manter a ativa da maneira de sua mesma campanha por um canal de comunicação mais simples.
  •  Se for fazer uma pesquisa de opinião com um público muito grande, busque estruturar suas dúvidas nos formatos tipo Múltiplas Escolhas, Caixa de Seleção ou Lista Suspensa, todos disponíveis no Formulário Google, que geraram respostas facilmente categorizadas, e por consequência, mais fácil de serem analisadas.

 

  • Apresentações Gráficas com templates prontos:

Os famosos Powerpoints, ou apresentações gráficas, também estão disponíveis como ferramentas online gratuitas e são incríveis para muitas finalidades, sendo a principal delas para ajudar a organizar apresentações diversas sobre sua campanha para públicos distintos. Você pode ter uma apresentação coringa, aquela que serve para qualquer evento, mesa onde foi convidada e para estar linkada e divulgada nos seus materiais de comunicação. 

Em tempos de isolamento social e uma grande quantidade de encontros virtuais, as apresentações podem ser de grande valia para ajudar a fazer reuniões mais produtivas, a partir de uma apresentação bem estruturada e visual. Existem inúmeros sites de templates prontos e gratuitos na internet que facilmente você adapta para seu hardware. Basta colocar na busca do Google: “Templates gratuitos para o Google Slides” ou “Temas para o Google Slides” e adaptar.

Esperamos que você se dê bem com essas e outras ferramentas disponíveis e perceba que acesso, possibilidade de trabalho conjunto e organização das informações podem fazer o seu tempo voar. E não se esqueça: existem infinitos tutoriais, então não se intimide e entre de cabeça no infinito universo da Nuvem!

 

Daniela Teixeira

Gestora e produtora sociocultural. Foi Coordenadora de Campanha da Bancada Ativista nas campanhas de 2016 e 2018.

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